Gerenciando projetos para melhor gerenciar a sua escola.

Imagine a seguinte cena: Uma escola ou instituição de ensino onde a vasta maioria das ideias geniais viram realidade, ou seja, saem do papel, e geram resultados tangíveis, tanto em termos de ganho de qualidade pedagógica quanto no ganho financeiro da instituição. Algo desejável? Por que então a realidade é tão diferente?

É impressionante o número reduzido de escolas de idiomas que utilizam a implementação das estratégias por portfólio de projetos. Mais surpreendente ainda é perceber que os institutos mais bem-sucedidos utilizam projetos mas não são seguidas como exemplo. A correlação é simples. Quanto mais as estratégias são implementadas por projetos maior a eficácia e os resultados estratégicos. A pergunta que fica, então é por que o gerenciamento por projetos não é popular? Arrisco dizer que falta conhecimento sobre o papel do gerenciamento por projetos no setor educacional e é exatamente esse o foco desse artigo.

Em primeiro lugar, o que é um projeto? De acordo com o PMI institute o projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos. Ou seja, imagine que, através de um estudo criterioso da situação de sua escola, chega-se à conclusão que o processo de treinamento de professores deve ser reformulado. Nesse caso temos:

O Objetivo: Novo processo de treinamento de professores

Objetivo estratégico: Aumentar a interação aluno-aluno, reduzir o TTT (teacher talking time) e aumentar o número de atividades de freer practice.

Meta estratégica: Melhorar o índice geral de proficiência dos alunos em 12 meses através de novo ciclo de treinamento in service com carga horária de X horas e acompanhamento da geração de resultados através das ferramentas A, B e C.

Seria inviável acreditar que isso seria possível sem uma gestão de todo o processo que geraria o treinamento dos professores. Portanto, o treinamento dos professores é o produto almejado pelo projeto e, se não houver um projeto e alguém responsável pelo acompanhamento da equipe que criará o treinamento, as chances de sucesso caem drasticamente.

Um projeto geralmente tem quatro fases: Iniciação, execução, monitoramento e controle e finalização. Vejamos cada uma delas em maiores detalhes:

Iniciação:

Qual é o objetivo do projeto, o que ele irá produzir, qual é o seu escopo, quais são os riscos que podem afetar o projeto, quem são os sponsors (grandes apoiadores) e os stakeholders (que podem interferir positivamente ou negativamente sobre o projeto).

Execução

Essa fase é iniciada com um documento que detalha todo o projeto, inclusive o cronograma detalhado das atividades e os respectivos responsáveis. Esse documento é chamado TAP (Termo d Abertura do Projeto) ou, em inglês, Project charter. É imprescindpivel que ele venha acompanhado de um WBS (Work Breadkdown Structure) onde fica decidido quem faz o que e em qual prazo. Com a aprovação do documento pela direção ou dono da escola o projeto é iniciado. Não existe projeto que é seguida à risca e adaptações são muitas vezes necessárias diante dos fatos da vida real. Porém, isso não pode ser desculpa para a ausência de um bom TAP. Além disso, organizar o projeto em um ciclo PDCA é fundamental. Escrevi um artigo recentemente aqui no Richmond Share mostrando como o ciclo PDCA é desenhado. Você pode acessá-lo clicando aqui.

Monitoramento e controle

Essa é a fase muitas vezes negligenciada e causa constante de falhas de implementação de qualquer estratégia. Se não houver monitoramento e follow-up up, as chances que nada saia do papel são grandes. Como já dizia um dos maiores nomes da gestão estratégica:

“…um projetista poderá descobrir que seus magníficos planos fracassam porque não sabe dar o devido encaminhamento. Como tantas pessoas brilhantes, acredita que as idéias movem montanhas. O fato é que só tratores movem montanhas; as idéias mostram onde os tratores devem agir.”

Peter Drucker

Portanto, a Gestão do quem faz o que, o que está faltando e como posso ajudar é mais que essencial. É sine qua non para o sucesso do projeto!

Finalização

Quando o projeto entrega o seu produto, temos também um conhecimento vital sobre o que deu certo e o que falhou no projeto. Há lições valiosas que devemos analisar para termos projetos ainda mais eficientes no futuro. É isso que, de forma resumida, essa última fase busca. Em linhas gerais seria uma reunião de wrap-up onde lições aprendidas são registradas para servirem de referência em projetos futuros.

Espero ter ajudado vocês a compreender melhor esse universo da gestão por projetos. Qual é a opinião de vocês? Quais seriam os prós e contras da gestão por projetos na intuição educacional onde vocês trabalham? Quais seriam as limitações?

Escrevam a opinião de vocês nos comentários abaixo!